Algemene voorwaarden

Versie: 1.0 – januari 2026 · Gedeponeerd bij: Kamer van Koophandel

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen met de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven:

Elysium Events: de besloten vennootschap Elysium Events, gevestigd te Droogstal 4, 5856 AX te Wellerlooi, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97385735, btw-identificatienummer NL868029828B01.
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een opdracht verstrekt aan Elysium Events voor het organiseren, begeleiden of ondersteunen van een evenement.
Overeenkomst: de tussen Elysium Events en opdrachtgever gesloten overeenkomst tot het verrichten van diensten.
Evenement: elke door Elysium Events georganiseerde of ondersteunde bijeenkomst, beurs, vakbeurs, netwerkbijeenkomst of andere activiteit.
Deelnemer/Bezoeker: natuurlijke persoon die het evenement bezoekt.
Exposant: natuurlijke persoon of rechtspersoon die deelneemt aan een evenement met een stand of presentatie.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van diensten door Elysium Events.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien en voor zover deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing.
In geval van onduidelijkheid over de uitleg van één of meerdere bepalingen van deze voorwaarden, dient de uitleg plaats te vinden ‘naar de geest’ van deze bepalingen.

Artikel 3 – Aanbiedingen en totstandkoming overeenkomst

Alle aanbiedingen en offertes van Elysium Events zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen na dagtekening, tenzij in de offerte een andere geldigheidsduur is vermeld.
Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat opdrachtgever het aanbod van Elysium Events heeft aanvaard en Elysium Events deze aanvaarding schriftelijk of per e-mail heeft bevestigd.
Indien de aanvaarding afwijkt van het aanbod, is Elysium Events daaraan niet gebonden. De overeenkomst komt dan niet overeenkomstig deze afwijkende aanvaarding tot stand, tenzij Elysium Events schriftelijk anders aangeeft.
Mondelinge toezeggingen of afspraken zijn pas bindend nadat deze door Elysium Events schriftelijk zijn bevestigd.
Wijzigingen in de overeenkomst zijn slechts geldig indien deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.

Artikel 4 – Prijzen en betalingsvoorwaarden

Alle prijzen zijn in euro’s, exclusief btw en exclusief eventuele andere heffingen van overheidswege, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Elysium Events is gerechtigd prijzen jaarlijks aan te passen. Prijswijzigingen worden ten minste 30 dagen van tevoren aan opdrachtgever meegedeeld.
Bij overeenkomsten met een totale waarde boven €2.500,- wordt een voorschot van 50% van het totaalbedrag gefactureerd bij ondertekening van de overeenkomst.
De resterende betaling dient uiterlijk 14 dagen vóór aanvang van het evenement door Elysium Events te zijn ontvangen.
Bij overeenkomsten met een totale waarde onder €2.500,- geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Betaling dient te geschieden op de wijze zoals door Elysium Events aangegeven.
Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever van rechtswege in verzuim zonder dat daarvoor een ingebrekestelling is vereist.
In geval van niet-tijdige betaling is Elysium Events gerechtigd: de wettelijke (handels)rente in rekening te brengen vanaf de dag dat opdrachtgever in verzuim is; buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen van minimaal 15% van het openstaande bedrag met een minimum van €150,-; de uitvoering van de overeenkomst op te schorten totdat betaling heeft plaatsgevonden; de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden.
Opdrachtgever is niet gerechtigd tot verrekening van bedragen die hij aan Elysium Events verschuldigd is.
Bezwaren tegen de hoogte van een factuur schorten de betalingsverplichting niet op.

Artikel 5 – Uitvoering van de overeenkomst

Elysium Events voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uit.
Elysium Events heeft het recht om de overeengekomen dienstverlening (gedeeltelijk) te laten verrichten door derden. De toepasselijkheid van artikel 7:404 BW en 7:407 lid 2 BW wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan Elysium Events aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan Elysium Events worden verstrekt.
Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan Elysium Events zijn verstrekt, heeft Elysium Events het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten in rekening te brengen.
Elysium Events is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat Elysium Events is uitgegaan van door opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.
Levertijden en data zijn indicatief en gelden nimmer als fatale termijn, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 6 – Wijzigingen en meerwerk

Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het voor een behoorlijke uitvoering noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, passen partijen tijdig en in onderling overleg de overeenkomst dienovereenkomstig aan.
Indien wijzigingen of aanvullingen worden overeengekomen, kan dit gevolgen hebben voor de oorspronkelijk overeengekomen prijs en het tijdstip van uitvoering.
Meerwerk wordt afzonderlijk gefactureerd tegen de op dat moment geldende tarieven van Elysium Events.
Wijzigingen die binnen 14 dagen voor aanvang van het evenement worden doorgegeven, kunnen leiden tot extra kosten in verband met reeds gemaakte afspraken met derden.

Artikel 7 – Annulering en opzegging door opdrachtgever

Opdrachtgever heeft te allen tijde het recht de overeenkomst te annuleren. Annulering dient schriftelijk of per e-mail te geschieden.
Bij annulering door opdrachtgever zijn de volgende annuleringskosten verschuldigd: bij annulering meer dan 60 dagen voor aanvang van het evenement 25% van de totale opdrachtsom; tussen 30 en 60 dagen 50%; tussen 14 en 30 dagen 75%; binnen 14 dagen voor aanvang 100% van de totale opdrachtsom.
Reeds door Elysium Events gemaakte kosten aan derden (zoals locatiehuur, catering, leveranciers) worden altijd volledig aan opdrachtgever doorberekend, ongeacht het moment van annulering.
Reeds betaalde bedragen worden, na aftrek van de annuleringskosten en gemaakte kosten aan derden, binnen 30 dagen na annulering gerestitueerd.

Artikel 8 – Opschorting en ontbinding door Elysium Events

Elysium Events is bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, indien: opdrachtgever de verplichtingen uit de overeenkomst niet nakomt; na het sluiten van de overeenkomst Elysium Events ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat opdrachtgever de verplichtingen niet zal nakomen; opdrachtgever bij het sluiten van de overeenkomst verzocht is om zekerheid te stellen voor de voldoening van zijn verplichtingen en deze zekerheid uitblijft of onvoldoende is; opdrachtgever failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of zijn bedrijfsactiviteiten staakt.
Indien Elysium Events de overeenkomst ontbindt op grond van dit artikel, is zij gerechtigd tot vergoeding van de schade, bestaande uit gederfde winst en kosten.

Artikel 9 – Verplichtingen opdrachtgever

Opdrachtgever draagt zorg voor tijdige verstrekking van alle benodigde informatie, materialen en medewerking die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig verkrijgen van alle benodigde vergunningen, toestemmingen en ontheffingen die nodig zijn voor het evenement.
Opdrachtgever vrijwaart Elysium Events voor alle aanspraken van derden die verband houden met de door opdrachtgever verstrekte materialen, informatie of inhoud.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor een adequate verzekering van het evenement, waaronder aansprakelijkheidsverzekering en eventuele annuleringsverzekering.
Opdrachtgever staat ervoor in dat door hem verstrekte materialen geen inbreuk maken op rechten van derden, waaronder auteursrechten, merkrechten of portretrechten.

Artikel 10 – Aansprakelijkheid

Elysium Events is uitsluitend aansprakelijk voor schade die het directe gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Elysium Events of haar leidinggevenden.
Indien Elysium Events aansprakelijk mocht zijn voor enigerlei schade, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van Elysium Events wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico.
Indien om welke reden dan ook geen uitkering krachtens de verzekering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid van Elysium Events beperkt tot maximaal het factuurbedrag van de betreffende opdracht, althans tot dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
De aansprakelijkheid van Elysium Events is in ieder geval steeds beperkt tot directe schade.
Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade; eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Elysium Events aan de overeenkomst te laten beantwoorden; redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade.
Elysium Events is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie en schade als gevolg van aanspraken van afnemers van opdrachtgever.
Elysium Events is niet aansprakelijk voor schade die is ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens opdrachtgever verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens.
Elysium Events is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derden die door Elysium Events zijn ingeschakeld voor de uitvoering van de overeenkomst.
De in dit artikel opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Elysium Events of haar ondergeschikten.

Artikel 11 – Overmacht

Elysium Events is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting jegens opdrachtgever indien zij daartoe gehinderd wordt als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan haar schuld, noch krachtens de wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komt.
Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buitenkomende oorzaken, voorzien of niet-voorzien, waarop Elysium Events geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor Elysium Events niet in staat is haar verplichtingen na te komen. Hieronder worden mede verstaan: ziekte van personeel, overlijden, extreme weersomstandigheden, stakingen, lock-outs, overheidsmaatregelen, pandemieën, epidemieën, brand, stroomuitval, storing in internet, telefoon of andere communicatiemiddelen, non-conformiteit van door derden geleverde zaken of diensten, en het niet of niet-tijdig nakomen door leveranciers of andere door Elysium Events ingeschakelde derden.
In geval van overmacht is Elysium Events gerechtigd naar keuze de uitvoering van de overeenkomst op te schorten voor de duur van de overmacht, of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.
Indien de overmacht langer dan 90 dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden zonder dat er een verplichting tot schadevergoeding ontstaat.
Indien Elysium Events bij het intreden van de overmacht haar verplichtingen uit de overeenkomst inmiddels gedeeltelijk is nagekomen, is zij gerechtigd het reeds uitgevoerde gedeelte separaat te factureren en is opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.
Reeds betaalde voorschotten worden bij overmacht verrekend met reeds gemaakte kosten; het restant wordt binnen 30 dagen gerestitueerd.

Artikel 12 – Intellectueel eigendom

Alle rechten van intellectuele eigendom op de door Elysium Events ontwikkelde of ter beschikking gestelde materialen, concepten, ontwerpen, documentatie, adviezen, rapporten en voorbereidend materiaal berusten uitsluitend bij Elysium Events of haar licentiegevers.
Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten en bevoegdheden die voortvloeien uit de strekking van de overeenkomst of die schriftelijk worden toegekend.
Het is opdrachtgever niet toegestaan de in lid 1 genoemde materialen te verveelvoudigen, te openbaren of ter beschikking te stellen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Elysium Events.
Opdrachtgever mag merknamen, logo’s en andere tekens van intellectuele eigendom van Elysium Events niet verwijderen of wijzigen.
Elysium Events heeft het recht foto’s, video- en audio-opnames en films te maken, of laten maken door derde partijen, tijdens de bijeenkomst of het evenement en dit materiaal te gebruiken voor promotionele doeleinden.

Artikel 13 – Geheimhouding en privacy

Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen.
Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
Elysium Events verwerkt persoonsgegevens van opdrachtgever, deelnemers en bezoekers in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.
Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens verwijst Elysium Events naar haar privacyverklaring.
Opdrachtgever geeft toestemming voor het gebruik van foto’s, video’s en ander beeldmateriaal van het evenement voor promotie- en marketingdoeleinden van Elysium Events, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 14 – Klachtenregeling

Klachten over de uitvoering van de overeenkomst dienen binnen 14 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 14 dagen na afloop van het evenement, schriftelijk te worden gemeld aan Elysium Events.
De klacht dient voldoende gedetailleerd te worden omschreven en onderbouwd, zodat Elysium Events in staat is adequaat te reageren.
Elysium Events zal binnen 14 dagen na ontvangst van de klacht inhoudelijk reageren.
Indien een klacht gegrond is, zal Elysium Events naar keuze de diensten alsnog uitvoeren zoals overeengekomen, de diensten opnieuw uitvoeren, of een passende korting op de factuur verlenen.
Indien vaststaat dat een klacht ongegrond is, komen de kosten die daardoor zijn ontstaan, waaronder onderzoekskosten, geheel voor rekening van opdrachtgever.

Artikel 15 – Toepasselijk recht en geschillen

Op alle rechtsbetrekkingen waarbij Elysium Events partij is, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
Alle geschillen tussen partijen zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Elysium Events is gevestigd, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.
Partijen zullen eerst een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten.

Artikel 16 – Slotbepalingen

Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97385735.
Van toepassing is steeds de laatst gedeponeerde versie, dan wel de versie zoals die gold ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst.
Elysium Events behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van inwerkingtreding.
De Nederlandse versie van deze algemene voorwaarden is steeds bepalend voor de uitleg daarvan.

Aanvullende afspraken voor de beurs

Tickets: we werken met papieren tickets. Per bestelling met tickets rekenen we € 1,75 administratiekosten. Tickets voor een evenement op een vaste datum vallen niet onder het herroepingsrecht.
Workshops: je kiest je workshops in Mijn Elysium vanaf de openingsdatum. Vol is vol; uitschrijven kan tot de sluitdatum.
Workshopbijdrage voor exposanten: € 100 per workshop of lezing, te betalen bij het indienen. Daarnaast verwachten we dat je per workshop 10 tickets verkoopt via je persoonlijke ticketlink in Mijn stand.